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 Antworten auf häufige Fragen (FAQ)
Fragen zur Bedienung
- Wie richte ich mein Briefpapier mit Logo ein?
- Kann ich meine alten Bestandsdaten importieren?
- Wo stelle ich den Nummernkreis für Rechnungsnummern ein?
- Können Adressdaten an eine Word-Vorlage übergeben werden?
- Kann man externe Dateien einem Kunden zuordnen?
- Ich bin Handwerker und benötige eine Aufmaßfunktion!
- Wie mache ich eine Datensicherung bzw. Rücksicherung?
- Wie stelle ich eine Verbindung zu einer Datenbank im Netzwerk her?
- Kann ich einen Beleg direkt vom PC per FAX schicken?
- Ist es möglich Belege im PDF-Format zu speichern?
- Können Belege per E-Mail als PDF-Datei versendet werden?
Fragen bei technischen Problemen
- Fehler 429: Objekterstellung durch Active-X-Komponente nicht möglich
- Fehler 3343: Nicht erkennbares Datenbankformat (unrecognized database format)
- Beim Starten kommt die Meldung: Datenbank konvertieren oder öffnen.
- Beim Starten kommt die Meldung: Fehler: 13 Datentypen unverträglich.
- Fehler 2287: Es kann keine E-Mail-Sitzung geöffnet werden.
- Fehler 3197: Das Microsoft Jet-Datenbankmodul hat den Vorgang angehalten, da Sie und ein weiterer Benutzer gleichzeitig versuchen, dieselben Daten zu verändern.
- Unsichere Ausdrücke sind nicht blockiert oder Diese Datei ist möglicherweise nicht sicher.
Antworten zur Bedienung
- Wie richte ich mein Briefpapier mit Logo ein?
Klicken Sie im Menü auf <Programm/Einstellungen> und wechseln zum Registerblatt “Briefpapier”. Fügen Sie Ihr Firmenlogo ein und nehmen für Briefkopf und Fuß weitere Einstellung vor, indem Sie unten rechts auf den Schalter [Formular-Editor] klicken. Zum Überprüfen der Änderungen klicken Sie unten rechts auf [Druckvorschau].
- Kann ich meine alten Bestandsdaten importieren?
Mit dem Import-Assistenten können Daten aus Access, Excel, Text, HTML und ODBC Tabellenweise übernommen werden. Klicken Sie dazu im Menü auf <Programm/Datenbankverwaltung>.
- Wo stelle ich den Nummernkreis für Rechnungsnummern ein?
Um die Nummernkreise für die Belege einzurichten klicken Sie im Menü auf <Programm/Einstellungen>.
Die Nummern können neben Ziffern auch Buchstaben enthalten.
Geben Sie jeweils die Nummer ein, die als nächstes vergeben werden soll.
- Können Adressdaten an eine Word-Vorlage übergeben werden?
Aus dem Adressenfenster können Adressdaten direkt an MS Word für einen Einzelbrief übergeben werden. Dafür können beliebige Wordvorlagen erstellt und verwaltet werden.
Die so erzeugten Worddokumente erscheinen dann auf dem Registerblatt “Anhänge”.
- Kann man externe Dateien einem Kunden zuordnen?
Im Adressen-, Artikel-, Beleg- und Projektfenster können auf dem Registerblatt “Anhänge” beliebige Dateien und Dokumente dem jeweiligen Datensatz zugeordnet und verwaltet werden.
- Ich bin Handwerker und benötige eine Aufmaßfunktion!
Das Programm verfügt über eine spezielle Aufmaßfunktion, so dass sich bei Angeboten, Aufträgen und Rechnungen die Menge der Belegpositionen aus den Aufmaßformeln errechnet und ein detailiertes Aufmaßprotokoll gedruckt werden kann. Aufmaßbeschreibungen und Formeln können sogar aus einer externen Excel (*.XLS) oder Textdatei (*.CSV) importiert werden.
- Wie mache ich eine Datensicherung bzw. Rücksicherung?
Neben der automatischen Datensicherung beim Beenden des Programms kann eine manuelle Datensicherung sowie eine Datenrücksicherung im Menü <Programm/Datenbankverwaltung> durchgeführt werden. Im Gegensatz zu der automatischen Sicherung, können bei der manuellen Datensicherung zusätzlich auch die externen Dokumentenanhänge in einer komprimierten ZIP-Datei gesichert werden. Bei der Datenrücksicherung wird die vollständige Datenbankdatei oder nur bestimmte Tabellen der ausgewählten Sicherungskopie zurück geschrieben.
- Wie stelle ich eine Verbindung zu einer Datenbank im Netzwerk her?
Zunächst kopieren Sie die Datenbankdatei in ein freigegebenes Verzeichnis auf einen Server. Klicken Sie im Mandantenfenster, welches direkt nach dem Programmstart angezeigt wird, auf den Schalter [Explorer], um in das aktuelle Datenbankverzeichnis zu gelangen. Kopieren Sie die Datenbank (Mandant1.mdb) und wählen über Netzwerkumgebung den Server aus und fügen die Datei dort in den freigegebenen Ordner ein. Verbinden Sie jetzt das Programm mit den Datenbankserver, indem Sie im Mandantenfenster auf [Suchen] klicken und die Datei auf den Server auswählen.
Die Datenbankdatei befindet sich nach der Installation in dem folgenden Verzeichnis:
C:\Dokumente und Einstellungen\All Users\Anwendungsdaten\RechnungsMaster\Daten
Wird der Ordner "Anwendungsdaten" nicht angezeigt, klicken Sie im Windows Explorer in der Menüleiste auf <Extras/Ordneroptionen - Ansicht> und aktivieren unter "Versteckte Dateien und Ordner" die Option: "Alle Dateien und Ordner anzeigen"
- Kann ich einen Beleg direkt vom PC per FAX schicken?
Um einen Beleg per Telefax zu senden, klicken Sie bei den Druckoptionen auf den Schalter [Fax] oder Sie öffnen den Beleg in der Druckvorschau und klicken oben in der Menüleiste auf [per Fax senden]. Bitte nehmen Sie vorher die erforderlichen FAX-Einstellungen im Menü <Programm/Einstellungen - Fax> vor. Bei FritzFax wird die ausgewählte Faxnummer automatisch übergeben und es können einige Optionen eingestellt werden. Ansonsten kann der Ausdruck auch an jeden anderen installierten Fax-Drucker gesendet werden, so dass die Oberfläche Ihres Faxprogramms gestartet wird. Die ausgewählte Faxnummer, die zuvor automatisch in die Zwischenablage kopiert wurde, kann dann mit der Tastenkombination STRG+V in das Feld Ihres Faxprogramms eingefügt werden.
- Ist es möglich Belege im PDF-Format zu speichern?
Jeder Ausdruck kann im PDF-Format gespeichert werden. Auch ohne installierten PDF-Druckertreiber!
Wählen Sie dazu im Fenster “Druckoptionen” im Feld [Ausgabe] den Eintrag: “PDF (*.PDF)” und klicken dann auf den Schalter [Drucken]. Oder Sie öffnen die Druckvorschau und klicken oben in der Menüleiste auf [im PDF-Format speichern].
- Können Belege per E-Mail als PDF-Datei versendet werden?
Wenn Sie MS Outlook verwenden (nicht zu verwechseln mit Outlook Express) können Belege direkt per E-Mail als PDF-Anhang versendet werden. Ansonsten stehen Ihnen die Formate RTF, Text und Snapshot zu Verfügung. Aktivieren Sie zunächst in den Programmeinstellungen auf dem Registerblatt “E-Mail” die Option “an Outlook senden”. Um nun einen Beleg als PDF-Anhang per E-Mail zu senden, klicken Sie bei den Druckoptionen auf den Schalter [E-Mail] oder Sie öffnen den Beleg in der Druckvorschau und klicken oben in der Menüleiste auf [per E-Mail senden]. Aber auch ohne Outlook können Belege im PDF-Format versendet werden, indem Sie wie unter Punkt 10 beschrieben den Beleg zunächst als PDF-Datei speichern und im Email-Fenster die Option [Vorschau anzeigen] aktivieren. Wenn Sie jetzt auf den Schalter zum Senden klicken, wird die Nachricht mit dem Standard E-Mail Programm angezeigt, so dass Sie noch Gelegenheit haben die gespeicherte PDF-Datei anzuhängen.
Antworten bei technischen Problem
- Fehler 429: Objekterstellung durch Active-X-Komponente nicht möglich
Dieser Fehler tritt besonders nach Office-Updates oder Office-Neuinstallationen auf. Die Ursache ist ein Registrierungsfehler der dao350.dll von Access 97 oder der dao360.dll von Access 2000.
Lösung: Die Datei 'Dao350.dll' muß in Windows neu registriert werden.
Öffnen Sie den Windows-Explorer. Suchen Sie mit Hilfe des Menüpunktes Extras/Suchen nach folgender Datei: Dao350.dll (In der Regel befindet sie sich im Ordner C:\Programme\Gemeinsame Dateien\Microsoft Shared\DAO) Wechseln Sie im Explorer zu dem Ordner, in dem die Datei 'Dao350.dll' gefunden wurde. Öffnen Sie zusätzlich im Explorer den Ordner Windows/System (in der Regel auf der Festplatte C:) und suchen dort nach einer Datei namens 'Regsvr32.exe'. Ziehen Sie nun die Datei 'Dao350.dll' im Explorer per Drag and Drop mit der Maus auf Regsvr32.exe. Die Datei wird dadurch neu in Windows registriert und der Fehler sollte behoben sein. Eine andere Variante dieser Registrierung: Wählen Sie in der Taskleiste Start/Ausführen und geben folgendes ein:
Regsvr32.exe "C:\Programme\Gemeinsame Dateien\Microsoft Shared\DAO\Dao350.dll"
Der Pfad ist dabei an Ihre Umgebung anzupassen!
- Fehler 3343: Nicht erkennbares Datenbankformat (unrecognized database format)
Beim Starten von RechnungsMaster erscheint die Meldung “Nicht erkennbares Datenbankformat” oder “unrecognized database format”. Diese Meldung wird verursacht, wenn Sie versuchen mit MS Access 97 oder mit der Laufzeitversion von Access 97 eine Datenbank im Access 2000 Format oder höher zu öffnen.
Lösung: Installieren Sie RechnungsMaster im Access 2000 Format.
- Beim Starten kommt die Meldung: Datenbank konvertieren oder öffnen.
Beim Starten von RechnungsMaster kommt “Datenbank konvertieren/öffnen”. Beim Versuch die Datenbank zu konvertieren oder zu öffnen erhalten Sie die Meldung: “Eine MDE-Datei kann nicht konvertriert oder aktiviert werden.” Diese Meldung wird verursacht, wenn Sie mit MS Access 2000 oder neuer eine MDE-Datenbankdatei im Access 97 Format öffnen. Lösung: Installieren Sie RechnungsMaster im Access 2000 Format
- Beim Starten kommt die Meldung: Fehler: 13 Datentypen unverträglich.
Beim Programmstart erhalten Sie die Meldung “Datentypen unverträglich”.
Verursacht wird dieses möglicherweise durch einen Fehler in der Datei Mandant1.ini
Lösung: Benennen Sie die Mandant1.ini in dem folgenden Verzeichnis um, wodurch beim nächsten Programmstart eine neue frische INI-Datei erzeugt wird und das Problem beheben sollte:
C:\Dokumente und Einstellungen\All Users\Anwendungsdaten\RechnungsMaster\Konfig.
- Fehler 2287: Es kann keine E-Mail-Sitzung geöffnet werden.
Beim Versuch, eine Email mit Outlook oder Outlook Express zu verschicken, passiert nichts, eine Fehlermeldung oder ein Absturz. Lösung: Bei nichts oder Fehlermeldung fügen Sie in der Win.ini in der [mail]-Sektion diesen Eintrag hinzu: MAPIX=1 bzw. ersetzen einen dort eventuell vorhandenen Eintrag "MAPI=1" durch den obigen.
- Fehler 3197: Das Microsoft Jet-Datenbankmodul hat den Vorgang angehalten, da Sie und ein weiterer Benutzer gleichzeitig versuchen, dieselben Daten zu verändern.
Die Fehlermeldung weist auf eine Beschädigung der Datenbank hin. Versuchen Sie die Datenbank über das Menü <Programm/Datenbankverwaltung> zu reparieren und komprimieren. Sollte das nicht geholfen haben, können Sie es außerdem mit dem externen Tool JetComp.exe probieren. Die Verwendung des Tools erfolgt auf eigene Verantwortung und wir beantworten keine Fragen dazu. Wir sind jedoch gerne bereit eine kostenpflichtige Reparatur für Sie durchzuführen.
- Unsichere Ausdrücke sind nicht blockiert oder
Diese Datei ist möglicherweise nicht sicher.
Ab Access 2003 wird beim Starten einer Access-Anwendung pauschal die folgende Sicherheitswarnung angezeigt, wenn die Sicherheitsstufe von Access auf "Mittel" eingestellt ist:
"Unsichere Ausdrücke sind nicht blockiert. Möchten Sie unsichere Ausdrücke blockieren?"
oder
"Diese Datei ist möglicherweise nicht sicher, falls diese Code enthält der entwickelt wurde, um auf Ihrem Computer Schaden anzurichten. Möchten Sie diese Datei öffnen oder den Vorgang abbrechen?"
Wenn Sie die Herkunft einer Access-Datei nicht kennen oder nicht vertrauen, sollten Sie diese grundsätzlich nicht öffnen und auf [Abbrechen] klicken.
Damit RechnungsMaster ausgeführt werden kann, klicken Sie in der Meldung auf [Öffnen]!
Um die lästigen Warnmeldungen loszuwerden, können Sie die Sicherheitsstufe von Access im Menü Extras/Makro/Sicherheit auf "Niedrig" setzen. Diese Einstellung gilt für alle Datenbanken des Benutzers auf diesem Rechner und entspricht dem Verhalten aller Access-Versionen vor Access 2003, denn die hatten überhaupt keine Sicherheitsstufen.
Eine andere Möglichkeit ist ein selbst erstelltes Zertifikat. Dafür gibt es in Office 2003 ein Tool im Start-Menü Programme/Office/Tools/Digitale Signatur für VBA-Projekte oder das Programm SELFCERT.EXE im Office-Ordner. Ein selbst erstelltes Zertifikat gilt nur auf dem eigenen Rechner.
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